So schreiben Sie einem Professor eine E-Mail: Vorlagen für Verlängerungen, Fragen und Sprechzeiten

Warum die meisten Studenten-E-Mails ignoriert werden

Triage der Professoren. Bei ein paar hundert Studierenden in zwei oder drei Kursen konkurriert eine E-Mail mit dem Titel „Frage“ oder „Hey“ mit allem anderen im Posteingang und verliert normalerweise. Diejenigen, die am selben Tag beantwortet werden, haben in der Regel drei Dinge gemeinsam: eine Betreffzeile, die den Kurs und das Thema benennt, einen ersten Satz, der die Anfrage vor der Hintergrundgeschichte angibt, und eine spezifische, geschlossene Frage – ein Datum, ein Ja oder Nein, ein Zeitfenster – anstelle einer offenen Frage wie „Lass mich wissen, was du denkst“. Es ist auch hilfreich, E-Mails von der Universitäts-E-Mail-Adresse zu senden, die mit der Vorlesungsliste verknüpft ist, und nicht von einem persönlichen Konto, da ein Professor, der seinen Posteingang nach einem Namen durchsucht, den er halb kennt, eher eine unbekannte Adresse überspringt.

Die vierteilige Struktur, die eine Antwort erhält

Jede wirkungsvolle E-Mail an einen Professor hat den gleichen Aufbau, unabhängig davon, worum es geht: Identifizieren Sie den Kurs und den Abschnitt in der Betreffzeile, geben Sie das Anliegen im ersten Satz an, geben Sie den einen Kontext an, der wirklich wichtig ist, und schließen Sie mit einer spezifischen Frage, die leicht zu beantworten ist. Alles andere – die Entschuldigung für die verspätete Benachrichtigung, die Erklärung, warum der Drucker kaputt gegangen ist – kann normalerweise gestrichen werden, ohne dass etwas verloren geht, was der Professor für seine Entscheidung braucht.

Die vier E-Mails, die Sie tatsächlich versenden werden

Verlängerungen: Fragen Sie vor Ablauf der Frist, nicht danach

Der wichtigste Faktor dafür, ob einem Verlängerungsantrag stattgegeben wird, ist der Zeitpunkt, nicht der Grund. Eine 48 Stunden vor Ablauf einer Frist gesendete Anfrage gilt als Planung; Dieselbe Anfrage wird eine Stunde nach der Meldung als Schadensbegrenzung gesendet, unabhängig davon, wie legitim der Grund ist. Studenten, die ihre Fristen bereits so einhalten, wie wir es in Unser Leitfaden zur Festlegung Ihrer Semesterfristen beschrieben haben, sehen in der Regel eine knappe Woche vor sich und haben genügend Vorlaufzeit, um frühzeitig nachzufragen – was den größten Teil ausmacht, der eine gewährte Verlängerung von einer festen Nr. unterscheidet.

Notenfragen: Fragen Sie nach der Rubrik, nicht nach der Zahl

„Kann ich mehr Punkte bekommen?“ ist eine Anfrage, auf die ein Professor nicht wirklich reagieren kann, ohne auch die Noten aller anderen Studenten neu zu öffnen. „Können Sie mir erklären, auf welchen Teil der Rubrik diese verlorenen Punkte hinweisen?“ ist eine Anfrage, die sie in einer E-Mail beantworten können, und es ist die Version, die tatsächlich hilft, wenn Sie mit der Note nicht einverstanden sind – sie gibt Ihnen das spezifische Kriterium, das Sie erneut ansprechen können, was umso wichtiger ist, wenn Sie verstehen, wie diese Kategorie in Ihrer Abschlussnote gewichtet wird, behandelt in Unser Leitfaden, wie die gewichtete Bewertung tatsächlich funktioniert.

Einen Kurs verpasst? Führen Sie mit der Richtlinie, nicht mit der Entschuldigung

Der Instinkt, wenn man eine Unterrichtsstunde verpasst hat, besteht darin, mit einer Entschuldigung und einer langen Erklärung zu beginnen. Die meisten Professoren übergehen beides und suchen nach einer Sache: ob dies unter die bereits im Lehrplan festgelegte Anwesenheitsregelung fällt. Eine E-Mail, die mit „Ich habe gesehen, dass der Lehrplan zwei unentschuldigte Abwesenheiten zulässt, bevor sie sich auf die Note auswirkt – ich würde gerne eine von meinen für [Datum] verwenden“ beginnt, wird schneller beantwortet als ein Absatz mit Kontext, weil sie zeigt, dass Sie die eine Prüfung, die die Antwort bestimmt, bereits durchgeführt haben. Wenn die Richtlinie eine Dokumentation für entschuldigte Abwesenheiten vorschreibt, hängen Sie diese in derselben E-Mail an, anstatt auf die Nachfrage zu warten.

Sprechzeiten: Bringen Sie eine Frage mit, kein Gefühl

„Ich bin über alles verwirrt“ ist technisch gesehen wahr und für einen Professor, der versucht, fünfzehn Minuten seiner Sprechstunde einzuplanen, völlig nutzlos. Die Studenten, die mit etwas Brauchbarem abreisen, kommen mit einem konkreten Beispiel – einem Problem, das sie falsch gemacht haben, einem Absatz, den sie nicht richtig verstehen können, einem Konzept, das sie wiederholen, aber nicht anwenden können –, weil das dem Professor etwas Konkretes gibt, auf das er reagieren kann, statt eine ganze Einheit, die er von Grund auf neu unterrichten muss. Wenn man dieses eine Beispiel in der Sprechstunden-E-Mail selbst nennt und nicht einfach nur damit auftaucht, ist es auch viel wahrscheinlicher, dass der Professor sich Zeit für die Unterrichtsstunde nimmt, statt nur fünf Minuten in Eile mit anderen Studenten zu verbringen.

Das Detail, das die meisten Studenten nie zuerst überprüfen

Bevor Sie eine dieser E-Mails schreiben, lohnt es sich zu prüfen, ob der Lehrplan die Frage bereits beantwortet. Professoren bemerken es und erwähnen es, wenn ein Student etwas fragt, was im ersten Absatz des Lehrplans steht. Fügen Sie Ihren Lehrplan in SyllabusTLDR ein oder laden Sie ihn hoch. Dort werden in Sekundenschnelle die Anwesenheitsregeln, die Spätarbeitsregeln und die Bürozeiten angezeigt. In der E-Mail, die Sie senden, wird also angezeigt, dass Sie diese Überprüfung durchgeführt haben, anstatt dass der Professor Informationen wiederholen muss, die bereits vorhanden waren.