Comment envoyer un e-mail à un professeur : modèles d'extensions, de questions et d'heures de bureau

Pourquoi la plupart des e-mails des étudiants sont ignorés

Triage des professeurs. Avec quelques centaines d'étudiants répartis dans deux ou trois cours, un e-mail intitulé « Question » ou « Hey » entre en concurrence avec tout le reste dans la boîte de réception et est généralement perdant. Ceux qui reçoivent une réponse le même jour ont tendance à partager trois choses : une ligne d'objet qui nomme le cours et le sujet, une première phrase qui énonce la demande avant la trame de fond, et une demande spécifique et fermée - une date, un oui ou un non, un créneau horaire - au lieu d'une question ouverte comme "faites-moi savoir ce que vous pensez". Il est également utile d'envoyer depuis l'adresse e-mail de l'université liée à la liste des classes plutôt qu'à un compte personnel, car un professeur parcourant une boîte de réception à la recherche d'un nom qu'il reconnaît à moitié est plus susceptible d'ignorer complètement une adresse inconnue.

La structure en quatre parties qui obtient une réponse

Chaque e-mail efficace adressé à un professeur suit la même forme, quel que soit ce qu'il demande : identifiez le cours et la section dans la ligne d'objet, énoncez la demande dans la première phrase, donnez l'élément de contexte qui compte réellement et terminez par une question spécifique à laquelle il est facile de répondre. Tout le reste – les excuses pour l'avis tardif, l'explication de la raison pour laquelle l'imprimante est tombée en panne – peut généralement être coupé sans perdre quoi que ce soit dont le professeur a besoin pour prendre une décision.

Les quatre e-mails que vous enverrez réellement

Prolongations : demandez avant la date limite, pas après

Le facteur le plus important pour déterminer si une demande de prolongation est accordée est le moment, et non la raison. Une demande envoyée 48 heures avant une date limite se lit comme une planification ; la même demande envoyée une heure après avoir été considérée comme un contrôle des dégâts, quelle que soit la légitimité de la raison. Les étudiants qui suivent déjà les délais de la manière que nous couvrons dans notre guide pour cartographier vos échéances semestrielles ont tendance à voir arriver une semaine serrée avec suffisamment de temps pour demander tôt – ce qui est l'essentiel de ce qui différencie une prolongation accordée d'un non ferme.

Questions de notation : posez des questions sur la rubrique, pas sur le numéro

"Puis-je obtenir plus de points" est une demande à laquelle un professeur n'a aucun moyen réel d'agir sans rouvrir également la note de tous les autres étudiants. "Pouvez-vous m'indiquer sur quelle partie de la rubrique vous avez perdu des points" est une demande à laquelle ils peuvent répondre dans un seul e-mail, et c'est la version qui aide réellement si vous n'êtes pas d'accord avec la note - elle vous donne le critère spécifique sur lequel repousser, ce qui compte plus une fois que vous comprenez comment cette catégorie est pondérée dans votre note finale, abordée dans notre guide sur le fonctionnement réel de la notation pondérée.

Missed a Class? Diriger avec la politique, pas avec les excuses

L’instinct après avoir manqué un cours est de commencer par des excuses et une longue explication. La plupart des professeurs passent outre les deux, cherchant une chose : si cela relève de la politique de fréquentation déjà inscrite dans le programme. Un e-mail qui s'ouvre par "J'ai vu que le programme autorise deux absences non justifiées avant que cela n'affecte la note - j'aimerais utiliser l'une des miennes pour [date]" obtient une réponse plus rapide qu'un paragraphe de contexte, car il montre que vous avez déjà effectué la seule vérification qui détermine la réponse. Si la politique exige des documents pour les absences excusées, joignez-les au même e-mail plutôt que d'attendre qu'on vous le demande.

Heures de bureau : apportez une question, pas un sentiment

"Je suis confus à propos de tout" est techniquement vrai et totalement inutile pour un professeur qui essaie de planifier quinze minutes d'heures de bureau. Les étudiants qui repartent avec quelque chose d'utilisable se présentent avec un exemple spécifique - un problème sur lequel ils se sont trompés, un paragraphe qu'ils n'arrivent pas à résoudre, un concept qu'ils peuvent reformuler mais pas appliquer - car cela donne au professeur quelque chose de concret auquel réagir au lieu d'une unité entière à réenseigner à partir de zéro. Nommer cet exemple dans l'e-mail lui-même pendant les heures de bureau, sans se contenter de l'accompagner, rend également beaucoup plus probable que le professeur réserve du temps réel au lieu de cinq minutes précipitées entre d'autres étudiants.

Le détail que la plupart des étudiants ne vérifient jamais en premier

Avant d'écrire l'un de ces e-mails, il vaut la peine de vérifier si le programme répond déjà à la question : les professeurs le remarquent et le mentionnent lorsqu'un étudiant demande quelque chose que le programme indique dans son premier paragraphe. Collez ou téléchargez votre programme dans SyllabusTLDR et il affichera la politique de présence, les règles en matière de retard de travail et les heures de bureau en quelques secondes, de sorte que l'e-mail que vous envoyez montre que vous avez effectué cette vérification au lieu de demander au professeur de répéter les informations déjà présentes.