प्रोफेसर को ईमेल कैसे करें: एक्सटेंशन, प्रश्न और कार्यालय समय के लिए टेम्पलेट

अधिकांश छात्रों के ईमेल को अनदेखा क्यों कर दिया जाता है?

प्रोफेसर ट्राइएज। दो या तीन पाठ्यक्रमों में कुछ सौ छात्रों के साथ, "प्रश्न" या "अरे" शीर्षक वाला एक ईमेल इनबॉक्स में बाकी सभी चीज़ों के साथ प्रतिस्पर्धा करता है और आमतौर पर हार जाता है। जिन लोगों को उसी दिन उत्तर दिया जाता है वे तीन चीजें साझा करते हैं: एक विषय पंक्ति जिसमें पाठ्यक्रम और विषय का नाम होता है, एक पहला वाक्य जो पिछली कहानी से पहले अनुरोध बताता है, और एक विशिष्ट, बंद अंत वाला प्रश्न - एक तारीख, हां या नहीं, एक समय स्लॉट - एक खुले प्रश्न के बजाय जैसे "मुझे बताएं कि आप क्या सोचते हैं।" यह व्यक्तिगत खाते के बजाय कक्षा रोस्टर से जुड़े विश्वविद्यालय के ईमेल पते से भेजने में भी मदद करता है, क्योंकि एक प्रोफेसर किसी ऐसे नाम के लिए इनबॉक्स को स्कैन करता है जिसे वे आधे-पहचानते हैं, तो एक अपरिचित पते को पूरी तरह से छोड़ देने की संभावना अधिक होती है।

चार-भाग वाली संरचना जिसका उत्तर मिलता है

किसी प्रोफेसर को भेजा गया प्रत्येक प्रभावी ईमेल एक ही आकार का होता है, भले ही वह कुछ भी मांग रहा हो: विषय पंक्ति में पाठ्यक्रम और अनुभाग की पहचान करें, पहले वाक्य में अनुरोध बताएं, संदर्भ का एक टुकड़ा बताएं जो वास्तव में मायने रखता है, और एक विशिष्ट प्रश्न के साथ समाप्त करें जिसका उत्तर देना आसान है। बाकी सब कुछ - देर से नोटिस के लिए माफी, प्रिंटर क्यों टूटा इसका स्पष्टीकरण - प्रोफेसर को निर्णय लेने के लिए आवश्यक कुछ भी खोए बिना आमतौर पर काटा जा सकता है।

वे चार ईमेल जो आप वास्तव में भेजेंगे

एक्सटेंशन: समय सीमा से पहले पूछें, बाद में नहीं

किसी एक्सटेंशन अनुरोध को मंजूरी मिल जाती है या नहीं, इसका सबसे बड़ा कारक समय है, कारण नहीं। समय सीमा से 48 घंटे पहले भेजा गया अनुरोध योजना के रूप में पढ़ा जाता है; वही अनुरोध क्षति नियंत्रण के रूप में पढ़ने के एक घंटे बाद भेजा जाता है, भले ही कारण कितना भी वैध क्यों न हो। जो छात्र पहले से ही समय सीमा पर नज़र रख रहे हैं, जिस तरह से हम आपके सेमेस्टर की समयसीमा तय करने के लिए हमारी मार्गदर्शिका में कवर करते हैं, उन्हें जल्दी पूछने के लिए पर्याप्त लीड समय के साथ आने वाला एक कठिन सप्ताह दिखाई देता है - जो कि एक स्वीकृत एक्सटेंशन को एक फर्म नंबर से अलग करता है।

ग्रेड प्रश्न: रूब्रिक के बारे में पूछें, संख्या के बारे में नहीं

"क्या मुझे और अंक मिल सकते हैं" एक ऐसा अनुरोध है जिस पर प्रोफेसर के पास हर दूसरे छात्र के ग्रेड को फिर से खोले बिना कार्रवाई करने का कोई वास्तविक तरीका नहीं है। "क्या आप मुझे बता सकते हैं कि रूब्रिक के किस भाग पर यह खोए हुए अंक हैं" एक ऐसा अनुरोध है जिसका उत्तर वे एक ईमेल में दे सकते हैं, और यह वह संस्करण है जो वास्तव में मदद करता है यदि आप ग्रेड से असहमत हैं - यह आपको पीछे धकेलने के लिए विशिष्ट मानदंड देता है, जो तब और अधिक मायने रखता है जब आप समझ जाते हैं कि उस श्रेणी को आपके अंतिम ग्रेड में कैसे महत्व दिया गया है, जो कि {{लिंक1}} में शामिल है।

एक क्लास छूट गई? नीति के साथ आगे बढ़ें, माफी से नहीं

कक्षा छूटने के बाद की प्रवृत्ति माफ़ी और लंबे स्पष्टीकरण के साथ शुरुआत करने की है। अधिकांश प्रोफेसर दोनों से आगे निकल जाते हैं, एक बात की तलाश में: क्या यह पाठ्यक्रम में पहले से लिखी गई उपस्थिति नीति के अंतर्गत आता है। एक ईमेल जो "मैंने देखा कि पाठ्यक्रम ग्रेड को प्रभावित करने से पहले दो अनावश्यक अनुपस्थिति की अनुमति देता है - मैं [दिनांक] के लिए अपना एक उपयोग करना चाहूंगा" के साथ खुलने वाला एक संदर्भ के पैराग्राफ की तुलना में तेजी से उत्तर दिया जाता है, क्योंकि यह दिखाता है कि आपने पहले ही एक जांच कर ली है जो उत्तर निर्धारित करती है। यदि पॉलिसी में माफ़ी की गई अनुपस्थिति के लिए दस्तावेज़ की आवश्यकता है, तो पूछे जाने की प्रतीक्षा करने के बजाय इसे उसी ईमेल में संलग्न करें।

कार्यालय समय: एक प्रश्न लाएँ, भावना नहीं

"मैं हर चीज को लेकर भ्रमित हूं" तकनीकी रूप से सत्य है और एक प्रोफेसर के लिए कार्यालय समय के पंद्रह मिनट की योजना बनाने की कोशिश करने के लिए पूरी तरह से बेकार है। जो छात्र किसी उपयोगी चीज़ के साथ निकलते हैं, वे एक विशिष्ट उदाहरण के साथ सामने आते हैं - एक समस्या जो उन्होंने गलत समझी, एक पैराग्राफ जिसे वे सही नहीं कर सकते, एक अवधारणा जिसे वे दोहरा सकते हैं लेकिन लागू नहीं कर सकते - क्योंकि इससे प्रोफेसर को पूरी इकाई को फिर से शुरू से पढ़ाने के बजाय प्रतिक्रिया करने के लिए कुछ ठोस मिलता है। कार्यालय-समय के ईमेल में उस एक उदाहरण का नाम देना, न केवल उसके साथ प्रदर्शित होना, बल्कि यह अधिक संभावना बनाता है कि प्रोफेसर अन्य छात्रों के बीच पांच मिनट की हड़बड़ी के बजाय वास्तविक समय निर्धारित करता है।

विवरण अधिकांश छात्र पहले कभी नहीं जांचते

इनमें से किसी भी ईमेल को लिखने से पहले, यह जांचना उचित है कि क्या पाठ्यक्रम पहले से ही प्रश्न का उत्तर देता है - प्रोफेसर नोटिस करते हैं, और इसका उल्लेख करते हैं, जब कोई छात्र कुछ पूछता है तो पाठ्यक्रम अपने पहले पैराग्राफ में बताता है। अपने पाठ्यक्रम को SyllabusTLDR में चिपकाएं या अपलोड करें और यह उपस्थिति नीति, देर से काम करने के नियमों और कार्यालय समय को सेकंडों में प्रदर्शित करता है, इसलिए आपके द्वारा भेजा गया ईमेल दिखाता है कि आपने प्रोफेसर को पहले से मौजूद जानकारी को दोहराने के बजाय वह जांच कर ली है।