Cách gửi email cho giáo sư: Mẫu tiện ích mở rộng, câu hỏi và giờ làm việc

Tại sao hầu hết email của sinh viên bị bỏ qua

Giáo sư phân loại. Với vài trăm sinh viên trong hai hoặc ba khóa học, một email có tiêu đề "Câu hỏi" hoặc "Xin chào" sẽ cạnh tranh với mọi email khác trong hộp thư đến và thường thua. Những người được trả lời trong cùng ngày có xu hướng chia sẻ ba điều: dòng chủ đề nêu tên khóa học và chủ đề, câu đầu tiên nêu yêu cầu trước câu chuyện cốt truyện và một câu hỏi cụ thể, kết thúc - ngày, có hoặc không, khoảng thời gian - thay vì câu hỏi mở như "hãy cho tôi biết bạn nghĩ gì." Việc gửi từ địa chỉ email của trường đại học được gắn với danh sách lớp thay vì tài khoản cá nhân cũng giúp gửi từ địa chỉ email của trường đại học, vì giáo sư quét hộp thư đến để tìm cái tên mà họ chỉ nhận ra một nửa có nhiều khả năng bỏ qua hoàn toàn một địa chỉ xa lạ.

Cấu trúc bốn phần nhận được phản hồi

Mọi email hiệu quả gửi đến giáo sư đều có hình thức giống nhau bất kể nó yêu cầu nội dung gì: xác định khóa học và phần trong dòng chủ đề, nêu yêu cầu trong câu đầu tiên, đưa ra một phần ngữ cảnh thực sự quan trọng và kết thúc bằng một câu hỏi cụ thể dễ trả lời. Mọi thứ khác - lời xin lỗi vì thông báo trễ, lời giải thích tại sao máy in bị hỏng - thường có thể được cắt bỏ mà không làm mất đi bất cứ điều gì mà giáo sư cần để đưa ra quyết định.

Bốn email bạn thực sự sẽ gửi

Tiện ích mở rộng: Hỏi trước thời hạn, không phải sau

Yếu tố lớn nhất quyết định liệu yêu cầu gia hạn có được chấp thuận hay không là thời gian chứ không phải lý do. Yêu cầu được gửi 48 giờ trước thời hạn được coi là lập kế hoạch; yêu cầu tương tự được gửi một giờ sau khi được đọc là kiểm soát thiệt hại, bất kể lý do chính đáng đến mức nào. Những sinh viên đang theo dõi thời hạn theo cách chúng tôi đề cập trong hướng dẫn của chúng tôi về việc lập bản đồ thời hạn học kỳ của bạn có xu hướng thấy một tuần bận rộn sắp đến với đủ thời gian để nộp đơn sớm — đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa việc gia hạn được cấp phép với việc từ chối của công ty.

Câu hỏi về Điểm: Hỏi về Phiếu tự đánh giá chứ không phải về con số

"Tôi có thể nhận được nhiều điểm hơn không" là một yêu cầu mà giáo sư không có cách nào thực sự để thực hiện nếu không mở lại điểm của mọi học sinh khác. "Bạn có thể hướng dẫn tôi phần nào trong phiếu tự đánh giá bị mất điểm không" là một yêu cầu họ có thể trả lời trong một email và đó là phiên bản thực sự hữu ích nếu bạn không đồng ý với điểm — nó cung cấp cho bạn tiêu chí cụ thể để tiếp tục, điều này quan trọng hơn khi bạn hiểu hạng mục đó được tính vào điểm cuối cùng của bạn như thế nào, được đề cập trong hướng dẫn của chúng tôi về cách thực sự hoạt động của việc chấm điểm theo trọng số.

Bỏ lỡ một lớp học? Dẫn đầu bằng chính sách chứ không phải lời xin lỗi

Bản năng sau khi bỏ lỡ một buổi học là mở đầu bằng một lời xin lỗi và một lời giải thích dài dòng. Hầu hết các giáo sư đều lướt qua cả hai, tìm kiếm một điều: liệu điều này có nằm trong chính sách điểm danh đã được ghi trong giáo trình hay không. Một email mở đầu bằng "Tôi thấy giáo trình cho phép vắng mặt không lý do hai lần trước khi nó ảnh hưởng đến điểm - Tôi muốn sử dụng một trong số đó của tôi cho [ngày]" sẽ được trả lời nhanh hơn một đoạn ngữ cảnh vì nó cho thấy bạn đã thực hiện một lần kiểm tra để xác định câu trả lời. Nếu chính sách yêu cầu tài liệu về các trường hợp vắng mặt có lý do chính đáng, hãy đính kèm tài liệu đó vào cùng một email thay vì chờ được yêu cầu.

Giờ hành chính: Đưa ra một câu hỏi, không phải một cảm giác

“Tôi bối rối về mọi thứ” là đúng về mặt kỹ thuật và hoàn toàn vô dụng đối với một giáo sư đang cố gắng lên kế hoạch cho mười lăm phút trong giờ hành chính. Những sinh viên ra về với một điều gì đó có thể sử dụng được sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể - một vấn đề họ mắc sai, một đoạn văn họ không thể làm đúng, một khái niệm mà họ có thể trình bày lại nhưng không thể áp dụng - bởi vì điều đó mang lại cho giáo sư điều gì đó cụ thể để phản ứng thay vì cả một bài học để dạy lại từ đầu. Việc nêu tên một ví dụ đó trong chính email giờ hành chính, không chỉ hiển thị cùng với nó, còn khiến nhiều khả năng giáo sư dành thời gian thực thay vì năm phút vội vã giữa các sinh viên khác.

Chi tiết mà hầu hết học sinh không bao giờ kiểm tra đầu tiên

Trước khi viết bất kỳ email nào trong số này, cần kiểm tra xem giáo trình đã trả lời câu hỏi chưa - các giáo sư sẽ chú ý và đề cập đến nó khi sinh viên hỏi điều gì đó mà giáo trình nêu trong đoạn đầu tiên. Dán hoặc tải giáo trình của bạn lên SyllabusTLDR và nó sẽ hiển thị chính sách điểm danh, quy định làm việc muộn và giờ hành chính chỉ trong vài giây, do đó email bạn gửi cho biết bạn đã thực hiện kiểm tra đó thay vì yêu cầu giáo sư lặp lại thông tin đã có ở đó.